Lesja kommune har leid inn selskapet Nordveggen AS til å utføre næringssarbeid. Offisiell start var 1. februar i fjor. Fram til februar i år har det havnet bare ett dokument i kommunens postlister, som omhandler dette samarbeidet. Dokumentet er et møtereferat fra et frokostmøte på Lesjaverk i september i fjor. På spørsmål om det virkelig ikke finnes flere dokumenter, kom det følgende svar fra rådmannen:

- Fortsetter dere å presse på dette området møtes vi i retten.

Fylkesmannen i Oppland har nå saken til behandling.

- Her kom jeg med en unødvendig og flåsete kommentar. Det var femte innsynskravet, jeg var stresset og det gikk fort. Denne uttalelsen beklager jeg, sier Sægrov til Vigga nå, en måned senere.

Han ønsker å spesifisere at det kan mente var at han ville benytte advokat fra Kommunenes Sentralforbund, og la saken gå til Fylkesmannen om nødvendig.

Uhemmet skryt

Rådmannen sier at dette selskapet er organisert direkte under ham, og rapporterer til ham. Det er også bare rådmann og ordfører som følger måloppnåingen og kan gi oppdrag, etter vedtak i Lesja kommunestyre

- Nordveggen er et privat selskap som jobber for kommunen, og mailkorrespondanse mellom Nordveggen og rådmannen skal selvsagt ikke på noen postliste, skriver Sægrov.

Rådmannen viser til at kontrakten er kommersiell, og mener den er unntatt offentlighet. Han sier næringskonsulent var det første som ble kuttet ut, da det ble gjort store kutt i Lesja kommune i 2015 - siden det ikke er en lovpålagt oppgave.

- Lesja har per i dag den beste organiseringen i Oppland. Innovasjon Norge på Lillehammer skryter uhemmet av organiseringen vår, for hva det er verdt. De vet visstnok litt om innovasjon og utvikling, skriver rådmannen til Vigga.

Taushetsbelagt

Vigga spør rådmannen om hvordan oppdrag blir gitt, hvordan rapporteringen foregår og hvor man kan finne møtereferater fra ressursgruppa Levande Lesja. Denne ressursgruppa har rådmannen satt sammen, etter innspill fra sektorlederne. Med unntak av lederen i Bjorli-Lesja næringslag er medlemmene i gruppa er alle kommunalt ansatte. Denne mailen, sendt 6.februar, kom det ikke svar på. Nå sier rådmannen at Nordveggen og ressursgruppa kommer til å lage møtereferat fra møter framover, som skal bli arkivert. Vigga sender krav om innsyn i alle dokumenter som angår Lesja kommunes samarbeid med Nordveggen. Det blir sendt over en link til kontrakten, ellers blir det vist til at all annen kommunikasjon mellom partene er intern, og dermed underlagt taushetsplikt. Dette selv om Nordveggen AS er et eksternt selskap.

- Rett og plikt

Rådmann Sægrov delegerer saken til planlegger Trond Stensby, og mener Vigga må ta kontakt med Nordveggen om hva de vil dele og ikke.

Nå havner referatet fra frokostmøtet hos Vigga. Siden det finnes bare ett registrert dokument, mener kommunen at de har oppfylt innsynskravet.

Vigga spør på nytt:

- Har det i perioden fra 1. februar 2017 ikke bli sendt eller mottatt mer enn ett dokument mellom partene?

Spørsmålet fører til at Stensby sender over sin e-post kommunikasjon med selskapet. Rådmannen fortsetter å si at det må være opp til det private selskapet hva de må dele, og mener Vigga har fått innsyn i formell kommunikasjon mellom Nordveggen og forvaltning i Lesja kommune.

- Jeg kjenner ikke til annen formell kommunikasjon. Vi må trekke en grense mellom formell og uformell kommunikasjon, skriver rådmannen.

Han sier Nordveggen har vært i kantinen for å snakke, innom noen kontorer, og at han selv har snakket med dem innimellom for statusoppdateringer.

- Det er ikke møtereferat fra disse møtene, da det ofte handler om hvordan det går med måloppnåing i forhold til deres halvårsplan, skriver rådmannen.

Han oppfordrer Vigga til å lete opp dokumenter selv, som han mener skal ligge tilgjengelig om man orker å lete. I samme mail sier rådmannen at dersom avisa fortsetter å presse på når det gjelder uformell kommunikasjon, vil han møtes i retten.

- Jeg vil stå for det jeg mener er min rett og plikt, for å vise at jeg er villig til å gå så langt som det kreves, skriver han til Vigga 6. mars.

Les også: Åpenhet er demokratiets bærebjelke

Båndlegger

Han har nå hatt kontakt med en advokat som er spesialist på feltet i Kommunenes Sentralforbund (KS).

- Vi må bli ferdig med denne saken og på hver vårt område jobbe for å fremme bygda Lesja, istedenfor å være tidstyver og legge bånd på kommunene sin tjenesteproduksjon og hemme utviklingsarbeidet, skriver rådmannen til Vigga i etterkant av dette møtet.

Han mener Vigga legger bånd på tjenesteproduksjonen. Rådmannen sender med skrivet kan har fått tilbake fra advokat Øyvind Renslo i KS.

- Retten til innsyn i offentlige dokumenter etter Offentleglova er ikke knyttet til hvorvidt dokumentet er journalført, skriver advokat Øyvind Renslo til rådmann Willy Sægrov.

Han viser til at dokumentbegrepet er teknologinøytralt. Det omfatter også e-poster og sms`er, og at kommunen må vurdere om dokumentet er saksbehandla og i tillegg har verdi som dokumentasjon.

- Det må gjøres en konkret vurdering. Mer uformelle e-poster om invitasjon til samtaler, generelle forespørsler og uformell dialog ofte vil ofte ikke oppfylle krav i saksbehandlingskriteriet eller ha verdi som dokumentasjon, og må derfor ikke journalføres, skriver Renslo.

Få unntak

Advokaten skriver til rådmannen at Sivilombudsmannen i 2017 uttalte at det ikke er et krav at dokumentet må gjelde en konkret sak i organet, men at det er tilstrekkelig at dokumentet knytter seg til ansvarsområdet til organet eller til virksomheten generelt.

- Det har ikke noe å si at dokumentet ikke har vært gjenstand for noen virkelig saksbehandling i organet eller om dokumentet faktisk er journalført eller ikke.  De dokumentene som faller utenfor begrepet, vil først og fremst være ulike private dokumenter som knytter seg til annen virksomhet, skriver Renslo til rådmann Sægrov.

Unntaket er løse, uformelle kladder, skisser og lignende.

Uklare grenser

Renslo skriver at det skal ikke mye til for at det må anses som et dokument som det er rett til innsyn i.

- Jeg antar at en e-post som for eksempel bekrefter et møte med nevnte selskap for å drøfte en konkret sak, eller for å drøfte et eventuelt fremtidig samarbeid, vil måtte ansees som et dokument som det i utgangspunktet er rett til innsyn i. Det vises her blant annet til formålet med loven, som nevnt er å legge til rette for at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig. Det kan i den forbindelse også kan ha offentlig interesse i hvem kommunen møter og formålet med et møte.  Derimot vil etterfølgende mer uformell korrespondanse hvor tidspunkt for møte bekreftes, med videre, nødvendigvis ikke være et dokument i offentlighetslovens forstand. Men grensene er ikke alltid klare, skriver advokaten.

KS gir kommunen medhold i å avvise innsynsbegjæringen utfra at det vil være en stor arbeidsmengde ved at alle ansatte må gå gjennom all epost. De mener også at uformelle samtaler i kantinen og uformell epost ikke er arkivverdig, og dermed ikke kan kreves innsyn i.

– Det er etter min oppfatning grunnlag for å avslå begjæringen, skriver Renslo.

Rådmann Willy Sægrov beklager nå uttalelsen om rettsak, og sier selv den var flåsete.

- Bruk søkefunksjonen

Samarbeidet startet i februar 2017. Det er bare rådmann og ordfører som har myndighet til å gi Nordveggen oppdrag.

Renslo viser til at Sivilombudsmannen har sagt at det må ligge visse begrensninger på hvor mye det kan kreves innsyn i. Dersom forvaltningen skal imøtekomme svært omfattende krav, vil det kunne medføre en stor arbeidsbelastning og ramme forvaltningens øvrige oppgaver i urimelig grad.

- Når dette er sagt, vil jeg anta at for eksempel rådmann, eller andre saksbehandlere som har hatt særlig kontakt med selskapet, forholdsvis lett kan søke igjennom sin e-post og oversende eventuell korrespondanse med nevnte selskap, og oversende denne til avisen for å forsøke å komme avisen i møte med det behov som avisen har. Dette må imidlertid rådmannen vurdere konkret, og loven påbyr neppe rådmannen dette ut fra det innsynskravet som er fremsatt, skriver Renslo.

Tar en intern runde

– Hvorfor er det journalført bare ett dokument mellom Lesja kommune og Nordveggen AS?

– Stensby skal ha funnet frem flere dokumenter. Det var et arbeid som startet opp i februar og mye av Nordveggen sin aktivitet har foregått på Facebook-siden «Levande Lesja», som folk kan følge med på. De har fått stor frihet i starten, for å gjøre seg kjent med Lesja og aktørene, men nå fremover skal møtereferat benyttes for møter der Nordveggen er involvert. Disse skal arkiveres. Det vil være en naturlig utvikling av samarbeidet, sier Sægrov.

Han sier det er rådmannen som har det øverste ansvaret for at Lesja kommune følger lover som Offentleglova og Arkivlova, og at ansatte blir sendt på kurs i saksbehandling.

– Det er svært lite korrespondanse inn og ut fra rådmann, ordfører, sektorledere og saksbehandlere i Lesja kommune å finne på kommunens postlister. Hva er grunnen til dette?

– Godt poeng. Jeg må ta en intern runde først og skal ta det opp på neste ledermøte, sier rådmannen.

– Offentleglova har som hovedmål å legge til rette for at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig. Hva mener rådmannen om dette?

– Jeg er enig i at det er et viktig prinsipp, av den grunn tok vi det på alvor og leide inn profesjonell fra KS advokat for hjelp til tolkning av hvor langt et innsynskrav skal gjelde, sier han.

Følger opp rutiner

– På hvilken måte tenker rådmannen at innbyggere, politikere, media og andre kan følge med på hva som skjer i kommunens administrasjon når det er lite å finne i postlistene?

– Her er jeg enig med deg. Vi er ikke flinke nok til å dele all informasjon som skal arkiveres, dette skal vi se på videre hvordan vi kan bli bedre, sier han.

Vigga har vært i kontakt med Arkivverket, som fører tilsyn med kommunenes arkivføring og journalføring. De har bedt om å få tilsendt kommunens rutiner og journalføring og arkivering, og behandling av interne dokumenter. De har også bedt om at kommunen gjør rede for hvordan de følger opp sine egne rutiner.

– Hvordan har kommunen selv kontroll på sine dokumenter for framtiden?

– Det kom en bekymringsmelding til Arkivverket, som vi nå er i dialog med for godkjenning av våre rutiner, sier Sægrov.

På hvilken måte mener rådmannen at kommunikasjonen mellom Lesja Kommune og et eksternt selskap er intern?

– Jeg mener ikke at all kommunikasjon er internt, men den som gjelder uformell kommunikasjon. Det er litt vanskelig å definere den selv, eller for den saks skyld av Vigga. Jeg benyttet derfor KS-advokat for bistand i saken, slik at vi kan komme i mål, sier han.

Les også: Nordveggen fornøyd med sitt første år

Opp til etterfølger

– Hva er bakgrunnen for at rådmannen går til det skritt å true med rettsak når noen bruker retten til å be om innsyn?

– Her ble jeg litt irritert etter å få forespørsel for 5-6 gang om innsyn i eposter. Du spurte hva jeg mente og det var bra, for da nevnte jeg KS advokat og fylkesmannen som er vår måte å løse konflikter på, sier han

– Rådmannen skriver dette: «Vi må bli ferdig med denne saken og på hver vårt område jobbe for å fremme bygda Lesja, istedenfor å være tidstyver og legge bånd på kommunene sin tjenesteproduksjon og hemme utviklingsarbeidet». På hvilken måte hemmer et innsynskrav utviklingsarbeidet? Og hvorfor fremmer ikke en slik sak Lesja?

–– Innsynskravet er viktig og en del av et demokratisk prinsipp om at befolkningen skal kunne følge med. Nordveggen har jobbet mye på egenhånd den første tiden etter en halvårsplan med muntlige oppfølgingsmøter, men de vil bli flinkere til å føre møtereferater fremover, sier han.

Willy Sægrov er rådmann i Lesja ut april. Hvem som overtar rollen er ikke bestemt, søknadsfristen går ut i disse dager. Sægrov sier denne saken er noe hans etterfølger vil ha fokus på.

– Jeg vil som nevnt følge opp det at vi har lite på postlisten, som muligens ligger som bakenforliggende årsak her. Vi kan nok bli flinkere til det, sier Sægrov.