Pressemelding

Lesja får tilsyn i 2019

I 2019 vil nærmere 70 virksomheter få tilsyn fra Arkivverket. 49 av disse er kommuner, fylkeskommuner og bydelsetater.

Lesja kommune er én av flere kommuner som får tilsyn fra Arkivverket i 2019.  Foto: Arkiv

New Articles

Blant kommunene som får tilsyn i 2019 er Lesja én av de.

Se fullstendig liste her.

– Fra 2019 fokuserer vi på kommuner med høy risiko, og de som ikke har hatt tilsyn av Arkivverket før, sier fagdirektør Kjetil Reithaug i seksjon for Dokumentasjonsforvaltning i en pressemelding.

Kommuner i Nordland og Hordaland stikker seg ut som aktuelle områder. De siste tre årene har Arkivverket hatt tilsyn med over 100 reformkommuner og -fylker. I fjor var Dovre blant disse.

Tilsyn med statlige virksomheter øker markant
Nytt av året er at andelen tilsyn med statlige virksomheter øker markant. I løpet av 2019 kommer Arkivverket for eksempel til å ferdigstille gjennomgangen av arkivholdet i departementene og Statsministerens kontor.

– Vi kommer til å utarbeide en oppsummering av våre funn fra dette arbeidet, til læring for andre. Arkivverket prioriterer også virksomheter med stor samfunnsviktighet, og de som drifter systemer som lagrer informasjon på vegne av seg selv og andre, sier Reithaug.

20 prosent i kategorien «høy risiko»
Som en del av arbeidet med risikobaserte tilsyn, har Arkivverket utviklet en risikokalkuleringsmodell som skal være med å avgjøre om en virksomhet har høy, medium eller lav risiko. Denne vil være med å bestemme omfanget av tilsyn med den enkelte virksomheten. I tillegg er den et viktig verktøy i utvelgelsen av virksomheter for hendelsesbaserte tilsyn.

For 2019 har Arkivverket beregnet at omkring 20 prosent av alle virksomhetene i forvaltningen er i kategorien «høy risiko».

– Dette betyr at det er stor sannsynlighet for hendelser i den aktuelle virksomheten som på sikt vil kunne føre til brudd på rettigheter og rettsikkerhet for enkeltmennesker. Det kan også bety effektivitetstap og økonomiske tap, sier Reithaug.

Risikobildet endres fra år til år
Kriteriene for å havne i kategorien «høy risiko» er svært strenge. Risikovurderingen er blant annet basert på informasjon om elektronisk arkivering, rutiner for kvalitetssikring, arkivplan, tidligere tilsyn og bruk av depotinstitusjon. Utvalgte risikoindikatorer og nøkkeltall følges kontinuerlig på bakgrunn av årlig innrapportering av data fra virksomhetene og øvrig informasjon fra media og tipsere. Vurderingen endres derfor fra år til år, basert på risikobildet.

På grunn av begrensede ressurser rekker Arkivverket imidlertid kun tilsyn med omkring halvparten av disse virksomhetene.

Arkivverkets samfunnsoppdrag er å bidra til effektiv dokumentasjonsforvaltning og å sikre, bevare og tilgjengeliggjøre et bredt og allsidig utvalg av samfunnets arkiver. Som øverste arkivmyndighet har Arkivverket ansvar for blant annet faglige standarder og retningslinjer, tilsyn og veiledning med offentlig arkivarbeid. Arkivverket skal i tillegg iverksette overordnet nasjonal politikk på arkivfeltet. Som bevaringsinstitusjon har Arkivverket ansvar for langtidslagring, tilgjengeliggjøring og formidling av statlige arkiver og prioriterte private arkiv.

Riksarkivaren er nasjonal fagmyndighet for arkiv med oppgaver hjemlet i lov; og Arkivverket skal som ledd i sitt oppdrag med å iverksette statlig politikk, utvikle og styrke arkivarbeidet på landsplan og har et særlig ansvar for nasjonal koordinering av privatarkivfeltet.