KOMMENTAR

Innbyggere skal kunne følge med på egne saker, politikerne skal følge med på at vedtak blir fulgt opp, media skal følge med hva som skjer. Noen mener lovverk og regler er til hinder for innovasjon og utvikling, og at formaliteter er grunnen til at kommuner kan bli sett på som tungrodd og sendrektige. Det er en grunn til at byråkrati blir brukt som skjellsord. Det er kommunenes ansvar å sørge for at ting går rett for seg.

Åpent og gjennomsiktig

Offentlige postlister og journalføringer finnes for at man skal kunne kikke kommunene i kortene. En forutsetning for dette er at disse dokumentene blir registrert på rett måte og gjort tilgjengelige gjennom en offentlig journal. Alt skriftlig som kommunen får eller sender om en sak, skal registreres hvis det dokumenterer noe i saken og det blir brukt i forbindelse med saken.

- Når en kommune engasjerer et privat selskap til å utføre tjenester for seg, medfører det ikke at dette selskapet kommer inn under Offentleglova. Men all korrespondanse og alle dokumenter som utveksles mellom selskapet og kommunen, går inn under denne loven. De skal journalføres, og det skal gis innsyn i dem i sin helhet, hvis ikke særlige regler i Offentleglova gir adgang til å unnta enkeltopplysninger, sier jusprofessor ved Universitetet i Bergen, Jan Fridtjof Bernt.

Kommunene skal spille med åpne kort. De skal jobbe for merinnsyn. Kommunene skal alltid vurdere om hensynet til samfunnsinteressen er større enn hensynet til hemmelighold. Formålet med Offentleglova er å legge til rette for at offentlige virksomheter er åpne og gjennomsiktig, for å styrke informasjons- og ytringsfriheten, den demokratiske deltagelsen, rettstryggheten for den enkelte, tilliten til det offentlige og kontrollen fra allmenheten.

Dersom kommunene er motvillige til å gi innsyn eller ikke følger gjeldene lovverk er det lett å bli mistenksom på hva som foregår.

Plikt til å føre journal

- Alle offentlige organ har plikt til å føre journal over de saksdokumentene de mottar og de som de selv produserer. Offentlige organ har plikt til å føre journal fordi den allmenne innsynsretten skal kunne brukes. Myndigheter og publikum skal vite at all korrespondanse blir registrert For at innsynsretten etter Offentlighetsloven skal kunne ivaretas, må offentlig journal alltid være ajour, skriver Kommunenes Sentralforbund (KS) på sine nettsider.

De framhever at arkiver og journaler er viktige også for ettertiden. For offentlige organ, som en kommune, er det strengere krav til hva som skal arkiveres enn hva som skal journalføres.

Det er altså strengere krav vil hva som skal arkiveres internt, enn hva som skal journalføres. Organinterne dokument er det i utgangspunktet valgfritt å journalføre, men noen typer organinterne dokumenter er det journalføringsplikt for. Arkiveringsplikten går lenger enn journalføringsplikten, og i noen tilfeller vil det være behov for å arkivere dokumenter uten å journalføre dem.

- For dokumenter som er gjenstand for saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi, foreligger en arkivplikt, skriver KS.

Les også: Vigga ba om innsyn - ble truet med rettsak

En viktig bærebjelke

- Innbyggerne kan følge med på postlistene til kommunen for å se hva som rører seg på rådhuset, og for å se hva som er planlagt, men også fordi åpenhet og innsyn er avgjørende for et levende lokaldemokrati, skriver fagdirektør for dokumentasjonsforvaltning i Arkivverket, Kjetil Reithaug i avisen Kommunal Rapport om en lignende sak i fjor.

En forutsetning for at man kan kreve innsyn er at saksdokumentene blir registrert. E-poster og brev må bli registrert riktig, for at vi kan finne dem eller be om å få se dem.

- Ofte blir registrering og journalføring sett på som lite spennende og ikke spesielt viktig, og dermed blir det brukt for lite ressurser på jobben. Da sitter innbyggere, kommuner og journalister igjen med dårlig dokumentasjon – og én av bærebjelkene i lokaldemokratiet blir borte, skriver Reithaug.

Det skal også registreres før det går til behandling hos en saksbehandler. Det er rådmannen har ansvaret for at dette blir gjort riktig. Alle ansatte som får og sender brev og e-poster i kommunen, skal passe på at dette blir registrert.

- Dårlig journalføring og registrering gjør det vanskelig for utenforstående å få se dokumenter. Minst like alvorlig er det at kommunen selv ikke kan ha kontroll på dokumenter for sin egen del, hvis registreringen ikke blir gjort skikkelig, skriver Reithaug.

Les også: Nordveggen fornøyd med måloppnåelsen

Usikre på regelverket

– Det er uhyre viktig at offentlige etater er nøye med journalføring og arkivering. Offentlig postjournal er et helt sentralt arbeidsverktøy for blant andre journalister når de skal undersøke hva som skjer i forvaltning og politikk. Derfor er det også viktig at kommunene har god kunnskap om og gode rutiner på dette området. I dette tilfellet kan det se ut som om Lesja kommune selv er svært usikre på hva regelverket betyr og hva som skal arkiveres og journalføres. Det er til syvende og sist et demokratisk problem, og noe kommunen bør rydde opp i, sier Arne Jensen, generalsekretær i Norsk Redaktørforening.

Ekspert i Offentleglova, Gunnar Bodahl-Johansen mener dette er et problem han møter i økende grad over hele landet.

- Det er mange kommuner som bruker store ressurser på å hindre innsyn. Dette er et stort demokratisk problem, sier han.

Han har jobbet med emnet siden 80-tallet, og ser at dette skjer i stadig økende grad.

Bodahl-Johansen mener forståelsen av lovverket ikke er god nok, og sier forvaltningen ikke er en vanlig arbeidsplass, men en forvalter av skattebetalernes penger.

- Folket skal ha innsyn. Hvis man hindrer innsyn mener jeg dette er en manglende forståelse av hva demokratiet innebærer, sier han.

Han sier dette er flkets mulighet til å følge med, og ser en sammenheng mellom en mer lukket forvaltning og dårligere velgeroppslutning.

- Det er ikke rart når man møter stengte dører, og politikere som ikke vil uttale seg, sier han.